Die Digitalisierung und Industrie 4.0. haben einen starken Einfluss auf die aktuelle und die zukünftige Wirtschaftswelt. Der damit einhergehende Wandel erfordert die Bereitschaft, jederzeit die Entwicklung neuer Strategien und agiler Strukturen voranzutreiben. Unternehmen müssen flexibel bleiben, um sich den schnell wechselnden Anforderungen anpassen zu können. Vor allem diese Anpassungsfähigkeit ist wichtig, um den komplexen Marktanforderungen nach einer hohen Produktvielfalt und variablen Stückzahlen zu niedrigen Herstellkosten gerecht zu werden. Agilität bedeutet mit außerordentlicher Anpassungsfähigkeit in Zeiten des Wandels und der Unsicherheit agieren zu können. Die Digitalisierung an sich ist kein abgeschlossener Prozess, er wird durch agile Unternehmen ständig neu angestoßen.
Weil sich die digitale Welt immer schneller bewegt, wandelt sich auch die Rolle der Kommunikation in den Unternehmen entscheidend. Kommunikationsprozesse sind als komplexe Wechselwirkungen zu sehen, die in einer turbulenten Welt stattfinden. Davon sind sowohl die interne, als auch die externe Kommunikation und nicht zuletzt die Führungskommunikation eines Unternehmens betroffen.
Interne Kommunikation
Die Digitalisierung beeinflusst die interne Kommunikation enorm, nicht zuletzt durch eine ständige Verfügbarkeit von Informationen. Eine entscheidende Rolle spielen auch Vernetzung und Kollaboration. Weitere zentrale Elemente sind Vielfalt und Netzwerke quer durch alle hierarchischen Organisationsformen sowie eine wachsende Wachsamkeit gegenüber Veränderungen im Umfeld.
Unternehmen, in denen Agilität funktionieren soll und die zukunftsorientierten Wege gehen möchten, müssen die neue interne Kommunikation systematisch fördern und ihre Qualität stets überprüfen. Dabei werden bisherige Hierarchien ausgehebelt, ein Richtungswechsel vollzieht sich, es entsteht eine neue Unternehmenskultur und mit ihr neue Kommunikationsformen und -aktivitäten. Das Unternehmen wird sich agile Methoden aneignen, die zielgerichtet eingesetzt werden.
Agile Zukunft der Unternehmenskommunikation findet zwischen Design Thinking, Scrum und Kanban statt. Die interne Kommunikation wird darauf angewiesen sein, im ständigen Austausch zu sein und eine Synchronisation mit den Entwicklern, Scrum-Muster und Product Owner einzugehen.
Interne Kommunikation und Social Media
Die Bedeutung der internen agilen Kommunikation und ihrer zukünftigen Funktionalität kann am Beispiel der Social-Media-Kommunikation erklärt werden. Hierbei geht es vor allem darum, schnell über aktuelle Ereignisse zu berichten und mit der Welt zu teilen. Bei bestimmten Trend- oder Krisenthemen kann das von großer Wichtigkeit sein, um sie rechtzeitig aufzugreifen. Zum anderen ist es wichtig, mit Usern bzw. Influencern im Austausch zu sein bzw. in Dialog zu kommen, auf Beiträge und Kommentare, Likes oder Ähnliches zu reagieren. Agile Kommunikation erfordert Dynamik, um auf aktuelle Ereignisse zu reagieren und um sich an den aktuellen Themen zu orientieren und diesbezüglich zu vernetzen.
Entwicklung der Take5 App
Auch wir brauchen agile Kommunikationsformate und -methoden, die unsere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit fördern und unterstützen. Wir wollen die neuen Arbeitsweisen in der agilen Welt vorantreiben und die Vernetzung der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens mit und zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen gezielt fördern. Vor diesem Hintergrund entstand im take5 Unternehmen die Idee, eine Mitarbeiter-App zu entwickeln, die für alle Mitarbeiter sowohl am Rechner als auch an deren Smartphones heruntergeladen und installiert werden kann.
Die take5 App ermöglicht uns zeitnah neuste Ereignisse oder relevante Veränderungen im Unternehmen mitzuteilen. Wir sind überzeugt, diese Art der Kommunikation ist authentischer als unsere frühere Mitarbeiterzeitschrift in Papierform. Der Umgang mit der Angst vor Kontrollverlust will allerdings noch gelernt werden. So hat jeder im Unternehmen über die App, die Möglichkeit, Feedback zu geben. Agile interne Kommunikation bedeutet nämlich auch, Kontrolle abzugeben, das heißt, den Mitarbeitern mehr Verantwortung zu übertragen und eigene Entscheidungen zu treffen. Somit können wir unserem agilen Ansatz folgend, auch schnell und gezielt auf Wünsche, Bedürfnisse oder Kritik reagieren. Dadurch sind wir näher an unseren Beschäftigten, unabhängig von Unternehmenshierarchien.
Die Grundlage für die Agilität im Sinne der internen Kommunikation ist nicht nur die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, sondern auch bedarfs- und zielgruppengerechte Kommunikation. Das ist auch der Kerngedanke von Agilität – Produkte zu entwickeln, die tatsächlich gebraucht werden. Alle Mitarbeiter erhalten mit der App eine neue entscheidende mitwirkende Rolle. Sie können über alle Hierarchien hinweg ihre Produktideen im Ideenportal einem breiten Publikum präsentieren und erhalten Feedback von anderen Mitarbeitern. Jeder kann Ideen einstellen, weiterentwickeln und helfen sie zur Marktreife voranzutreiben.
Darüber hinaus wurde ein offenes Redaktionsteam gegründet, dass sich hin und wieder zu einem spontanen Meeting trifft – Zeitpunkt, Ort und Teilnehmer sind jederzeit flexibel. Damit wird ein Raum für Feedbacks, Diskussion, Erfahrungsaustausch und Verbesserungsvorschläge geschaffen. In den Meetings werden die vorhandenen Kanäle in der App geprüft, ggf. neue ins Leben gerufen oder die vorhandenen bei Bedarf verbessert.
Die Aktivitäten unserer User/Influencer werden wie die sozialen Netzwerke funktionieren. Sie werden geprägt sein durch Zugehörigkeit, Gemeinschaft, Teilen von Inhalten und Zusammenarbeit. Diese Eigenschaften möchten auch wir mit der App aufgreifen, fördern und weiterentwickeln. Ganz besonders die Zugehörigkeit zu einer Gemeinschaft – zu unserem Unternehmen.
Damit werden auch die Anforderungen an unsere neue Kommunikationsstrategie erfüllt, die alle Schnittstellen umfasst und gesamt betrachtet. Mit klaren Leitlinien und vereinfachten Prozessen für die Mitarbeiter können wir als Unternehmen den Anforderungen an die agile, zukunftsorientierte interne Kommunikation gerecht werden. Diese ist App ist nur für unsere Mitarbeiter zugänglich.
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