von Jan Hesselbarth
Digitale Teams und agiles Arbeiten. Beides hat mit "New Work" zu tun. Kurz gesagt, es braucht neue Wege der Zusammenarbeit, wenn das Team über das Land - oder sogar den Kontinent - verstreut online arbeiten soll. Hierfür gibt es Kollaborationstools. Da geht der Strauß an Möglichkeiten von einfachen Messengern (Whatsapp, Threema, Signal, ...) über Backend-gesteuerte Websites (Wordpress, Joomla, ...) bis hin zu komplexen Kollaborationssystemen (Bitrix, SAP Jam, IBM Connections Cloud, ...). Speziell für das Thema Kollaboration gefertigte Apps wie Slack, Teamwire, Asana und Monday liefern hierfür einfache, preisgünstige bis kostenfreie Alternativen. Denn - die Kosten können nicht unerheblich sein.
Warum Kollaborationstools?
"Der Chef ist heute im Homeoffice." - diesen Satz hört man Gott sei Dank immer häufiger in Unternehmen. Bei take5 heißt es da eher "Der Chef ist online." Das reicht bei uns zu großen Teilen aus. Take5 arbeitet zunehmend online und remote. Dislozierte Teams können Dank einer digitalen Toollandschaft auf alle notwendigen Ressourcen zurückgreifen.
Aber warum das Ganze? Man kann doch auch telefonieren... Ja, kann man. Aber was ist, wenn der Kommunikationspartner gerade im Gespräch ist? Wie kann ich den Gesprächsinhalt protokollieren? Wie kann ich von einander getrennt Arbeitende miteinander in ein produktives Arbeitsverhältnis bewegen?
Das geschieht in eben diesem Kollaborationstool. Hier wird die gesamte Kommunikation an einem Ort zusammengeführt, per Schnittstellen andere Tools mit eingebunden, Termine vereinbart, Aufgaben verteilt, Informationen nachgehalten, Artikel ausgetauscht und so Vieles mehr.
Aber einfach nur eine App wie Slack einführen, macht keinen großen Sinn - sie muss auch genutzt werden. Es braucht Vorgaben und eine entsprechende Kultur.
Warum gerade slack?
Wir bei take5 nutzen als Kollaborationstool Slack. Warum wir uns gerade hierfür entschieden haben, ist im Grunde recht einfach: Es ist sehr günstig, bietet sehr viele Integrationen, ist sehr intuitiv bedienbar, plattformunabhängig und schnell integrierbar - und man kann es für Telefonkonferenzen und Webex nutzen...
Die Kosten sind nicht unbedingt maßgeblich, aber dennoch ein Faktor. Für kleine Unternehmen sind gerade wiederkehrende Kosten schwierig - das macht das bootstrapping ein wenig schwer. Slack bietet seinen Service anfangs kostenlos an. Möchte man eine dauerhafte Protokollierung, erweiterte Archivierungsfunktionen und mehr Integrationen kostet Slack pro Nutzer ab 7,50€ (Stand 09/2018).
Für ein Kollaborationstool sind Integrationen von wesentlicher Bedeutung. So musste das Tool aus unserer Sicht unsere gesamte übrige Toollandschaft integrieren können. Dazu zählen derzeit Trello, Dropbox und RSS. Eine Erweiterung zur Zeiterfassung sowie Faktura sind derzeit in Planung. Die Integration ist besonders für den Aspekt der Zentralisierung der Kommunikation wichtig.
Muss es Vorgaben geben?
Aus unserer Erfahrung muss es klare Vorgaben in Richtung der Nutzung geben. Einfach nur festzulegen, dass bitte ein besonderes Tool genutzt wird, ist nicht ausreichend. So haben wir bei take5 zum Beispiel diverse Channels eingerichtet, die derzeitigen Team-Leader zu Administratoren ernannt und eine Steuerungsgruppe eingerichtet (IT/QM), die einen User-Help-Desk betreibt sowie die Administration übernimmt.
Die interne Vorgabe sieht vor, dass jedes Team-Mitglied, das angeschrieben wird, innerhalb von 24h zumindest eine kurze Antwort liefert. Es wurde ebenso festgelegt, dass Slack im Schwerpunkt für die interne Kommunikation genutzt wird. Jedes Team hat einen eigenen, geschlossenen Channel. Alternativ kann sich ein Team auch dazu entscheiden, den Channel offen zu halten. Besonders aus Gründen der Transparenz ist dies ein wesentlicher Aspekt.
Die unterschiedlichen Integrationen können ebenfalls in unterschiedlichen Channels konfiguriert werden. Ein Beispiel ist Dropbox. In dem Bild hier dargestellt wird einfach nur der Dropbox-Link zur Datei in den Channel gepostet, und es wird automatisch eine Schaltfläche erzeugt. Ähnlich funktionieren andere Apps.
Kultur und Tools - ein Widerspruch?
Aus Sicht von take5 sind Tools ohne eine entsprechende Kultur nutzlos. Eine Kultur zur Nutzung von Apps ist wichtig - sie trägt zur Vereinfachung von Kommunikation bei. Dabei ist es besonders wichtig, dass die Kultur zur Nutzung einer App oder Toollandschaft im Konsens mit dem gesamten Team erstellt und entwickelt wird.
Bei take5 zum Beispiel haben wir die Kultur, dass Slack nicht nur genutzt wird, sondern damit auch Anweisungen und Ergebnisse transportiert werden. Dazu haben wir sinn- und zielführende Channels zusätzlich zu den Teamchannels eingeführt.
Unter #allgemein ist es Kultur, dass alle Beteiligten Links, Infos, Weiterbildungsanteile oder sonstige Inhalte von Interesse posten können. In dem Channel #news streut ein RSS-Bot automatisch alle Links zu den Schlagworten "Agilität", "Agile Führung", "Agiles Lernen" und etlichen anderen Stichworten. In #user-help-desk kann jeder und jede Fachfragen an IT/QM stellen.
Was, wenn keiner mitmachen will?
Wie schon vorher beschrieben - Kultur ist etwas, was alle angeht. Daher sollten auch alle daran arbeiten und mitwirken. Deswegen ist es auch so wichtig, dass das Personal, welches bei uns bei take5 arbeitet, von seinen eigenen Zielen her mit unserem take5-Ziel Überschneidungsflächen hat. Mit anderen Worten - die Vision steht im Zentrum.
Wenn die Vision gemeinschaftlich ist, wird es keine Probleme bei der Nutzung gemeinsamer Tools geben. Ebenso muss bereits bei der Personalauswahl auf eine gewisse "digitale Affinität" geachtet werden. Besteht hier noch Bedarf, sind Weiterbildungsmaßnahmen durch unsere internen Mentor*innen ein effektives Format.
Man kann ja nunmal niemanden zwingen, ein Tool zu nutzen. Wenn jedoch die gesamte interne Kommunikation über Slack läuft, wird es - notwendigerweise - durch jeden genutzt werden - ansonsten würde das Team-Mitglied, welches Slack nicht nutzt, wohl oder übel kaum noch Informationen bekommen.
Empfehlungen
Wir können Unternehmen nur empfehlen, alle Mitarbeitenden abzuholen bei der Integration von Kollaborationstools. Alle müssen ein gemeinsames System nutzen - und die Nutzung auch tatsächlich Ernst nehmen und meinen. Kollaborationstools ersetzen heutzutage bei take5 ganze Meetings und helfen bei der Informationsübermittlung.
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