von Jan Hesselbarth
Der Begriff Agilität wird heutzutage im Kontext der Digitalisierung immer häufiger genutzt, um den digitalen Wandel in einem Unternehmen zu beschreiben. Dabei gibt es sicher allgemein-gültige Definitionen, die immer wieder in Büchern und auf Konferenzen dargestellt werden. Wir bei take5 sind davon überzeugt, dass es keine absolute Definition für Agilität geben darf. Agilität ist so individuell wie das Unternehmen an sich. In diesem Artikel wollen wir dir und uns noch einmal vor Augen führen, was Agilität für uns bedeutet.
Wie wir Agilität sehen:
Agil bedeutet für uns, digitale Produkte kundenzentriert so herzustellen, dass take5 der selbst gegebenen Vision gerecht werden kann. Dazu nutzen wir agile Tools und Methoden und setzen Leadership statt Management um. Wir wollen ein Team aus Intrapreneuren und partizipativen Kreativen fördern und dafür starre Hierarchien abbauen. Strategische Entscheidungen sollen in demokratischen Verfahren durch alle beeinflusst und im Konsens getroffen werden. Unser Ziel ist dabei einfach: Agilität soll uns reaktionsfähiger, konkurrenzfest und marktresistent machen.
Organe von take5
Geschäftsleitung (GL) – die einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer im Sinne des Gesellschaftsrechtes. Hierzu zählen im Moment:
- Chief Executive Officer (CEO)
- Chief Operation Officer (COO)
- Chief Sales Officer (CSO)
- Chief Marketing Officer (CMO)
- Chief Qualitymanagement Officer (CQO)
- Chief Financial Officer (CFO)
Die auf diesen Positionen eingesetzten Personen vertreten verantwortlich den vorgegebenen Aufgabenbereich. Dabei stellen die entsprechenden Verantwortlichen das benötigte Personal zusammen (nötigenfalls auch ein), um effektiv handeln zu können. Sie zählen genauso als Team-Mitglied wie jeder andere aus dem Unternehmen.
Gesellschafterversammlung – alle Gesellschafter oder deren Vertretungen. Gesellschafter sollen nach Möglichkeit an den Full-Team-Meetings teilnehmen. Sie können ebenso als Teil der Firma adressiert werden, wie auch als Stakeholder und als Shareholder.
Betriebsrat – die gewählten Vertreterinnen und Vertreter der Belegschaft. Der Betriebsrat vertritt die Interessen der Team-Mitglieder gegenüber der GL.
Full-Team-Meeting (FTM) – Gesamtversammlung der Team-Mitglieder und der Gesellschafter.
Gehaltsrat - Der Gehaltsrat managt das Gehaltssystem. Der Gehaltsrat ist der Kontakt bei Gehaltsfragen.
Entscheidungsebenen
Operative Entscheidungen sollen regelmäßig dort getroffen werden, wo ein Entscheidungsbedarf entsteht. Das heißt, die Teams sind möglichst frei in ihrer Einschätzung und Entscheidungsbefugnis.
Unser Leadership lebt von Management by exception – eine Eskalation von Entscheidungen erfolgt nur bei zwingender Notwendigkeit. Ausgenommen hiervon sind, strategische Entscheidungen - diese werden in einem FTM zusammen mit Gesellschaftern und Belegschaft getroffen. Dies bedarf einer eingehenden Vorbereitung der strategischen Entscheidung.
Arbeitszeit und Urlaub
Als ein mittelständisches Unternehmen mit derzeit 55 Mitarbeitenden wollen wir einen Kulturwandel schaffen. Dafür wollen wir eine komplette Abkehr von dem Prinzip Arbeitszeit erreichen. In neu zu schließenden Verträgen wird es keine festgelegte Arbeitszeit oder Ähnliches mehr geben.
In der Zwischenzeit lassen wir die Zeiterfassung deinstallieren und werden auch bei unserem bestehenden Team keinerlei arbeitszeitbasierende Maßnahmen ergreifen.
Die Arbeitsleistung wird ausschließlich auf Vertrauensbasis erbracht. Wichtig ist nicht wie viel gearbeitet wird – wichtig ist der geschaffene Mehrwert. Daraus schließt sich, dass es auch keine regelmäßigen Urlaubstage mehr gibt und keine festgelegten Schedules für unser Unternehmen.
Jedes Team-Mitglied soll die Freiheit besitzen, die Energie auf die Art und Weise in das Unternehmen einzubringen, wie es passt.
Bezahlung (Credits gehen an einhorn - dort kommt das System her!)
Die Gehälter sollen nicht zu weit auseinander gehen. Das oberste Gehalt kann nicht mehr als das Dreifache des niedrigsten Gehalts sein. Das Gehalt setzt sich aus folgenden Bausteinen zusammen:
- Grundgehalt
- Modul A: Lebensumstände
- Modul B: Lebenslauf
- Modul C: Selbsteinschätzung
- Modul D: Unternehmensbeteiligung (noch nicht definiert)
Das Grundgehalt liegt für jeden bei 2.500 € brutto - dies bekommt jeder Mitarbeitende.
Das Modul A beschreibt persönliche Lebensumstände (z.B. Mehrkosten durch Pflege der Familie/Angehörige, persönliche Probleme/Krankheit, Luxusgüter wie Fahrzeuge fallen nicht darunter) und fließt ebenfalls in das Gehalt mit ein. Im Rahmen einer Einzelfallentscheidung zusammen mit dem Gehaltsrat wird hier das Ausmaß (wie viel getragen werden kann) bestimmt. Bei jedem Kind bekommt man 400 Euro/Monat zusätzlich.
Der Lebenslauf wird in Modul B abgebildet (Ausbildung, Berufserfahrung). Hier gibt es eine Einstufung nach Jahren Berufserfahrung und Ausbildung. Das Modul C ist, neben den akademischen und beruflichen Qualifikationen, die Berücksichtigung weiterer Berufs- und Lebenserfahrungen.
Wir wollen, dass unsere Team-Mitglieder im Sinne des Intrapreneuership auch intern neue Dinge anstoßen und unternehmerisch denken. Wir wollen, dass jede und jeder Dinge anstößt (auch außerhalb der Rolle) und dafür belohnt wird. Deshalb wird genau dieses Intrapreneurship belohnt. Hier zählt maßgeblich die Selbsteinschätzung. Diese außerordentlichen Aufgaben sind Bereiche, in denen man strategischen Mehrwert leistet, indem Ziele gesetzt, eigene Weiterbildung betrieben oder die übrigen Team-Mitglieder im Sinne eines Learnings informiert werden.
Den Bereich Gewinn-/Unternehmensbeteiligung wollen wir in den nächsten drei Jahren erarbeiten.
Meetings und demokratische Prozesse
Wir legen Wert auf Team-Meetings – face-to-face oder virtuell. Daher legt die GL ein regelmäßiges „Full-Team-Meeting“ (den ersten Montag im Monat ab 13:00 Uhr) fest. Zu diesem „Full-Team-Meeting“ (FTM) soll jedes Team-Mitglied verfügbar sein, Termine mit Externen sind auf andere Zeiträume zu legen. Dienstreisen sind nach Möglichkeit so zu planen, dass sie die Teilnahme am FTM nicht verhindern.
Das FTM beginnt mit einer Cheer-Hour, zu der alle eingeladen sind, am offenen Mikrofon ein Lob abzugeben. Danach folgt ein kurzer Bericht der Teamleiter und dann der Bericht der GL. Notwendige Abstimmungen folgen danach. Das FTM endet mit einem Intrapreneur-Pitch zur Verbesserung/Erweiterung des Unternehmens. Hierbei ist jedes Team-Mitglied aufgerufen, Ideen zur Weiterentwicklung des Unternehmens oder des Teams einzubringen.
Zu den Abstimmungen im Rahmen der FTM hat jedes Team-Mitglied (inklusive Gesellschafter und GL) zu jeder Abstimmung eine Stimme. Es gewinnt die einfache Mehrheit. Bei Gleichstand entscheidet das Los.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, tägliche, wöchentliche oder monatliche Meetings innerhalb der Teams durchzuführen. Dies jedoch bleibt jedem Team vorbehalten.
Arbeitsleistung und Zusammenarbeit
Uns ist bewusst, dass jeder Mensch eigene Zeiten und Orte hat, an denen und zu denen das Leistungspeak erreicht wird. Kreativität braucht ebenso einen entsprechenden Raum. Deswegen gestalten wir unsere Zusammenarbeit im Rahmen und nach dem Prinzip des Co-Working. Die Arbeitsräume umfassen daher nach dem Umbau
- einen Ruhe-Arbeitsbereich mit 10 Arbeitsplätzen (Tisch, Stuhl, Strom, Netzwerk),
- ein Café mit 15 Sitzplätzen (WLAN),
- 5 Workshop-/Besprechungsräume (2x4 Personen, 1x6 Personen, 1x10 Personen, Whiteboard, Pinnwände, Flipcharts, Tische und Stühle),
- 2 Konferenzräume (10 & 20 Personen, TV-Wand, Whiteboards, Telefonanlage, LAN, Strom),
- einen Team-Raum (75-100 Personen, Bühne, Tische, Rollwände, Hohe Decken) und
- 5x 4-er Büros.
Jedes Team-Mitglied kann einen Arbeitsplatz im Café, im Ruhe-Arbeitsbereich, in den Workshop-Räumen oder in den Büros nutzen. Darüber hinaus können freie Kapazitäten der Workshop- und Besprechungsräume genutzt werden. Die Koordination übernimmt der COO mit Team (freie Kapazitäten sind anderen Unternehmen zur Verfügung zu stellen, das Café ist öffentlich nutzbar).
Darüber hinaus kann jedes Team-Mitglied den Arbeitsplatz so wählen, wie es gewünscht ist (zu Hause, in einem anderen Café oder wo auch immer).
Nutzung von Tools & Methoden
Als einheitlichen, professionellen Kommunikationskanal und Mitarbeiter-App wird Slack genutzt (take5intern). Die Administration obliegt dem COO. Grundsätzlich sind hierbei alle notwendigen Kommunikationsanlässe auf Slack zu verlagern, solange sie intern sind.
Für das Networking und eine gezielte Kundenbindung nutzen wir einen davon getrennten Slack-Workspace (take5extern). Hier wird das gesamte Netzwerk eingeladen und kann mit uns in den gezielten Austausch gehen. Usability Testing und Kundenbefragungen sind möglichst hier zusammenzuführen. Auf Newsletter ist weitestgehend zu verzichten.
Als Projektmanagement-Tool nutzt take5 trello. Hier kann jedes Team sein eigenes Board anlegen und beliebig viele weitere Boards erstellen. Auch diese Administration obliegt dem COO. Für Telefonkonferenzen und Webex wird Slack oder Skype4Business genutzt.
Internal Corporate Education
Wir fördern aktiv interne Weiterbildung. Es kommt das take5-System zum Einsatz – was gut für unsere Klienten ist, generiert auch für uns intern Mehrwert.
Als Unternehmen investieren wir jeden Monat einen Nachmittag, jeweils den zweiten Mittwoch im Monat, um uns möglichst gemeinsam mit allen Team-Mitgliedern zu relevanten Themen weiterzubilden. Dies geschieht entweder im Sinne eines Team-Learnings, bei dem ausgewählte Team-Mitglieder ihre Expertise dem restlichen Team anbieten, oder in Form externer Vortragender und Moderatoren, die aktiv mit dem Team neue Inhalte erarbeiten.
Weiterhin soll jedes neue Team-Mitglied durch ein erfahrenes Team-Mitglied im Rahmen eines Mentoring-Programms aufgenommen und anfangs begleitet werden.
Übergang
Um einen möglichst reibungslosen Übergang zu schaffen, wurde zu allererst ein Projektteam eingesetzt. Dieses Projektteam hat im Konsens mit dem übrigen Team diese Klarstellung zu Agilität geschaffen. Darüber hinaus wird das Projektteam den Übergang zu einem digitalen und agilen Unternehmen durch interne Maßnahmen begleiten.
Ziel ist es, alle Mitarbeitenden auf dem Weg mitzunehmen, aktiv zu begleiten und den corporate change mit und durch alle zu ermöglichen. Den Übergang schaffen wir aber auch durch Freisetzungen, Neueinstellungen und vertragliche Umgestaltung.
Kommentar schreiben